ERP und KI: 5 Reflexe für zuverlässige Daten in KMU

Die meisten KMU verfügen bereits über Enterprise Resource Planning (ERP), aber nur wenige nutzen alle Funktionen davon. Das Ergebnis: Wiedereintritt, parallele Excel-Dateien und Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen. Während des Webinars des Luxemburger Digital Innovation Hub spricht L-DIH am 16. Oktober 2026 "Mehr aus Ihrem ERP herausholen: Die Grundlagen meistern" erläuterten mehrere Redner die zu beherrschenden Grundlagen. 

Um die Reflexion zu erweitern, haben wir einen der Redner, Joé Glodt, Mitbegründer und CEO von MyPlus-Lösungen, die Unternehmen in Luxemburg und Deutschland bei der Automatisierung ihrer ERP-Prozesse unterstützt. Hier sind fünf konkrete Reflexe, die sich heraustraten.

1. Messen Sie die Qualität Ihrer ERP-Daten, bevor Sie automatisieren

Der erste Schritt besteht darin, den tatsächlichen Zustand der Daten zu überprüfen und zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter wie vorgesehen arbeiten. Ein häufiger Fall: Ein Verkäufer erstellt eilig eine Adresse, um ein Angebot zu machen, und dann muss die Buchhaltungsabteilung alles zum Zeitpunkt der Rechnung erneut überprüfen.

Duplikate stellen ein besonderes Problem dar. Ein Artikel, der zehnmal eingegeben wurde und bereits mit Angeboten oder Aktien verknüpft ist, kann nicht mit einem Klick korrigiert werden. "Das größte Hindernis für KI ist die Datenqualität und schlecht definierte Prozesse. Wenn der Prozess nicht gut ist, wie soll KI dann ihre Arbeit gut erfüllen?" fasst Glodt zusammen. Die Bereinigung bestehender Daten erfordert weiterhin viel manuelle Arbeit.

2. Begrenze die Anzahl der Personen, die Daten eingeben

Je mehr Hände an den Grunddaten vorhanden sind, desto mehr vervielfachen sich die Abweichungen. "Wenn zu viele Leute die Adressen eingeben, gibt es von zehn immer zwei oder drei, die sich sagen: 'Es ist nicht wichtig, ich mache es schnell'", bemerkt Joé Glodt.

Also bestimmen Sie einige Personen, die für jede Art von Daten (Adressen, Artikel, Preise) verantwortlich sind. Sie wenden jedes Mal dieselbe Methode an, und die anderen Kollegen leiten die Anfragen an sie weiter, anstatt selbst Karten zu erstellen.

3. Überprüfen Sie Ihre ERP-Prozesse, nicht unbedingt Ihre Software

ERP zu ändern ist keine Verpflichtung. "Man muss keine Software wechseln, wenn es gut für das Unternehmen ist, aber man sollte niemals aufhören, an seinen Prozessen zu arbeiten", betont Joé Glodt.

Ein aufschlussreiches Beispiel: Ein Unternehmen wechselt von zehn auf zwanzig Mitarbeiter, ohne jemals seine Dateneingaberegeln anzupassen. Die Gewohnheiten, die früher mit zehn Personen funktionierten, gelten bei zwanzig nicht mehr. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich drei Fragen zu stellen: Wie arbeiten wir heute, geben wir zu viele oder zu wenig Informationen ein, was hätten wir davon, mehr einzugeben?

Das Webinar bot eine einfache Übung zum Einstieg: Zeichne auf einer Seite deinen echten Fluss, vom Interessenten bis zur Bezahlung, indem du jede Passage per Excel oder E-Mail identifizierst.

4. Führen Sie KI schrittweise in Ihr ERP ein, mit menschlicher Validierung

Die KI kann bereits eine E-Mail lesen, Informationen aus einer Anfrage extrahieren und ein Angebot vorbereiten. Aber sie entscheidet nicht von selbst. MyPlus empfiehlt eine zweistufige Progression:

• Der Nutzer lädt selbst eine E-Mail in das Tool hoch, erhält ein vorab ausgefülltes Formular und korrigiert dann, was korrigiert werden muss;
• Sobald Vertrauen gewonnen ist, verarbeitet das Tool den Posteingang in Chargen und überprüft die Daten stromaufwärts, aber die Person validiert sie vor der Eingabe in das ERP.

Menschliche Kontrolle ist weiterhin unerlässlich, zum Beispiel um Preise und Lieferdaten bei einer Bestellbestätigung zu überprüfen. Eine weitere Bedingung ist, dass das ERP für externe Werkzeuge offen sein muss, was nicht immer der Fall ist.

Herr Glodt nennt ein Unternehmen, das fast 200 Angebote pro Tag bearbeitet: Früher waren zwei Personen im Einsatz, jetzt sind eineinhalb Personen beschäftigt. Um ein leeres ERP zu füllen, schätzt er, dass es etwa 6 Minuten dauert, einen Artikel manuell einzugeben, verglichen mit 40 Sekunden mit KI. Das ist eine erhebliche Zeitersparnis. 

5. Teams von Anfang an einbeziehen

Die Angst, dass KI "Jobs verliert", tritt bei fast allen Kunden auf. Die Antwort liegt in der Beteiligung: ein Ansprechpartner pro Unternehmen, der die Informationen dann intern weitergibt. Mitarbeiter testen eine Testversion, identifizieren fehlende Informationen oder Schritte und schlagen dann eigene Anwendungsfälle vor. Nichts wird auferlegt.

Die Herausforderung besteht auch darin, Zeit für nützlichere Aufgaben umzuverteilen. Im Vertrieb verbringen wir laut Joe Glodt heute fast mehr Zeit vor dem ERP als im Kontakt mit Kunden.

Wo fange ich an?

Es hängt ganz von deinem Ausgangspunkt ab:

• Du arbeitest weiterhin an Excel: Liste deine wichtigsten Prozesse und die verwendeten Daten auf.
• Sie haben ein geschlossenes ERP: Prüfen Sie vor der Investition die Möglichkeiten der Integration mit externen Tools.
• Sie haben ein offenes ERP: Überprüfen Sie die Qualität Ihrer Masterdaten und identifizieren Sie einen ersten KI-Anwendungsfall.

In jedem Fall ist der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Prozesse, Ihre vorhandenen Daten zu kennen. 

Sind Sie ein KMU und suchen einen Dienstleister, der Sie bei Ihrer Digitalisierung unterstützt? Der L-DIH Marktplatz ist der richtige Ort, um ihn zu finden. Wir laden Sie ein, diesen kostenlosen Raum zu besuchen, der lokale Lösungsanbieter zusammenbringt.