ERP et IA: 5 réflexes pour des données fiables en PME

La plupart des PME disposent déjà d'un Enterprise Resource Planning (ERP), ou progiciel de gestion intégré, mais peu en exploitent toutes les fonctions. Résultat: des ressaisies, des fichiers Excel parallèles et des décisions fondées sur des informations incomplètes. Lors du webinaire du Luxembourg Digital Innovation Hub, L-DIH Talks "Getting more from your ERP: Mastering the basics" du 16 octobre 2026, plusieurs intervenants ont détaillé les bases à maîtriser.

Pour prolonger la réflexion, nous avons interrogé l’un des intervenants, Joé Glodt, cofondateur et CEO de MyPlus Solutions, qui accompagne des entreprises au Luxembourg et en Allemagne dans l'automatisation de leurs processus ERP. Voici cinq réflexes concrets qui en ressortent.

1. Mesurer la qualité des données de son ERP avant d'automatiser

Premier pas: regarder l'état réel des données et vérifier que tous les employés travaillent comme le processus le prévoit. Un cas fréquent: un commercial pressé crée une adresse à la hâte pour envoyer une offre, puis la comptabilité doit tout recontrôler au moment de la facture.

Les doublons posent un problème particulier. Un article saisi dix fois, et déjà lié à des offres ou à du stock, ne se corrige pas d'un clic. "Le plus gros blocage pour l'IA, c'est la qualité des données et les processus mal définis. Si le processus n'est pas bon, comment veut-on que l'IA fasse bien son travail?", résume M. Glodt. Le nettoyage des données existantes demande encore beaucoup de travail manuel.

2. Limiter le nombre de personnes qui saisissent les données

Plus il y a de mains sur les données de base, plus les écarts se multiplient. "S'il y a trop de monde qui saisit les adresses, sur dix personnes, il y en a toujours deux ou trois qui se disent : 'Ce n'est pas important, je le fais vite fait'", observe Joé Glodt.

Désignez donc quelques personnes responsables de chaque type de donnée (adresses, articles, prix). Elles appliquent la même méthode à chaque fois, et les autres collègues leur transmettent les demandes plutôt que de créer eux-mêmes des fiches.

3. Revoir ses processus ERP, pas forcément son logiciel

Changer d'ERP n'est pas une obligation. "Il n’est pas nécessaire de changer de logiciel s'il est bon pour l'entreprise, mais il ne faut jamais arrêter de travailler sur ses processus", insiste Joé Glodt.

Un exemple parlant: une entreprise passe de dix à vingt personnes sans jamais adapter ses règles de saisie. Les habitudes qui fonctionnaient à dix ne tiennent plus à vingt. Prévoyez un moment pour vous poser trois questions: comment travaille-t-on aujourd'hui, saisit-on trop ou trop peu d'informations, que gagnerait-on à en saisir davantage?

Le webinaire a proposé un exercice simple pour démarrer: dessiner sur une page son flux réel, du prospect au paiement, en repérant chaque passage par Excel ou par e-mail.

4. Introduire l'IA dans son ERP par étapes, avec une validation humaine

L'IA peut déjà lire un e-mail, extraire les informations d'une demande et préparer une offre. Mais elle ne décide pas seule. MyPlus recommande une progression en deux temps:

• l'utilisateur dépose lui-même un e-mail dans l'outil, reçoit un formulaire prérempli, puis corrige ce qui doit l'être ;
• une fois la confiance acquise, l'outil traite la boîte de réception par lots et contrôle les données en amont, mais une personne valide avant toute entrée dans l'ERP.

Le contrôle humain reste indispensable, par exemple pour vérifier les prix et les dates de livraison sur une confirmation de commande. Autre condition: l'ERP doit être ouvert à des outils externes, ce qui n'est pas toujours le cas.

M. Glodt cite une entreprise qui traite près de 200 offres par jour: le travail mobilisait deux personnes, il en occupe désormais une et demie. Pour remplir un ERP vide, il estime à environ 6 minutes la saisie manuelle d'un article, contre 40 secondes avec l'IA. Une économie de temps non négligeable. 

5. Associer les équipes dès le départ

La crainte de voir l'IA "faire perdre des emplois" revient chez presque tous les clients. La réponse passe par l'implication: une personne de contact par entreprise, qui relaie ensuite l'information en interne. Les employés testent une version d'essai, repèrent les informations ou les étapes manquantes, puis proposent leurs propres cas d'usage. Rien n'est imposé.

L'enjeu est aussi de redistribuer du temps pour des tâches plus utiles. Dans la vente, selon Joe Glodt, on passe aujourd'hui presque plus de temps devant l'ERP qu'en contact avec les clients.

Par où commencer?

Tout dépend de votre point de départ:

• Vous travaillez encore sur Excel: listez vos processus clés et les données qu'ils mobilisent.
• Vous avez un ERP fermé: vérifiez les possibilités d'intégration avec des outils externes avant d'investir.
• Vous avez un ERP ouvert: auditez la qualité de vos données de base et identifiez un premier cas d'usage IA.

Dans tous les cas, le premier pas pour améliorer vos processus c’est de connaître vos données existantes. 

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